O que é um evento híbrido?
Um evento híbrido reúne elementos de experiências presenciais e virtuais para garantir que os participantes, seja no formato físico ou digital, obtenham o mesmo valor do mesmo evento.
Qualquer tipo de evento pode ser transformado em um evento híbrido, desde conferências e lançamentos de produtos até workshops interativos e seminários. O sucesso dos eventos híbridos depende de alcançar o máximo de engajamento possível com o seu conteúdo e usar os dados gerados para entender o que funcionou e o que não.
Mergulhando no mundo dos eventos híbridos em 2024:
Após a pandemia, o público geralmente se sente positivo em relação à participação em eventos virtuais. De acordo com uma pesquisa de 2022 da VFairs, intitulada “O futuro dos eventos virtuais”, mais de 93% dos entrevistados estavam alcançando taxas de participação bem-sucedidas para suas sessões online, e mais de três quartos deles disseram que preferem eventos virtuais por serem mais fáceis de participar.
Mas há dois pontos a considerar sobre essa perspectiva otimista: muitos participantes sentem que não obtêm a mesma experiência personalizada que os participantes presenciais e perdem a oportunidade de se relacionar e socializar com seus pares.
Portanto, entramos em uma era onde o público deseja o melhor dos dois mundos: a energia e a sensação de comunidade oferecidas por eventos presenciais e a acessibilidade e flexibilidade das experiências digitais para casos em que a viagem física não é uma opção.
Os eventos híbridos oferecem o melhor de ambos os mundos para o público e fornecem às organizações um caminho viável para o futuro dos eventos. Vejamos por que agora é o momento ideal para investir nesses formatos.
Vantagens de realizar eventos híbridos:
- Aumento do número de participantes: Se não houver necessidade de viajar para um local e eles puderem acessar o conteúdo do evento no conforto de sua casa, seus contatos estarão mais inclinados a se inscrever.
- Maior alcance para seus patrocinadores: Não há nada que seus patrocinadores desejem mais do que exposição – e ao expandir sua lista de convidados, você estará trazendo a eles maiores oportunidades de reconhecimento da marca.
- Gravação completa do evento: Se um dos participantes não puder comparecer no dia, você poderá enviar a ele uma gravação para que ele possa acessar o conteúdo mais tarde.
- Opção mais sustentável: Com todas as viagens e recursos envolvidos em eventos físicos, os participantes presenciais deixam uma pegada de carbono significativa; os virtuais não.
- Melhores dados e insights sobre seus participantes: Uma das grandes ironias dos eventos físicos versus digitais é a ideia de interatividade e engajamento. Enquanto a percepção é que os eventos físicos são naturalmente mais interativos, na verdade, o oposto é verdadeiro. Quando você participa de uma sessão em um evento físico, é em grande parte uma experiência passiva.
No entanto, em uma versão digital do seu evento, cada sessão pode apresentar bate-papo online, perguntas e respostas, enquetes, conteúdo e recursos para download e links para chamadas importantes à ação. E toda essa interatividade é capturada, tornando os leads de seus participantes virtuais mais valiosos do que os presenciais.
Quando é o momento ideal para realizar um evento híbrido?
Os eventos híbridos costumam ser a escolha sensata em qualquer cenário em que o objetivo seja gerar o maior número possível de participantes ou em que haja barreiras à participação física (por exemplo, se você precisar envolver pessoas em diferentes fusos horários ou não puder encontrar um local para acomodar todos os que desejam participar).
Ao decidir se o formato híbrido é o certo para o seu evento, pergunte-se:
- É importante para você alcançar pessoas que de outra forma não poderiam chegar ao seu evento?
- Você está enfrentando limitações geográficas que podem afetar o número de participantes do seu evento?
- Seus participantes geralmente têm pouco tempo e podem ter dificuldade em abrir espaço em suas agendas para o seu evento?
- Você pode oferecer o mesmo valor sem que seus participantes precisem estar no mesmo lugar que você?
Se você responder “sim” a mais perguntas do que “não”, é hora de explorar o conceito híbrido!
Enfrentando os desafios de marketing para eventos híbridos:
Então, você decidiu realizar um evento híbrido. Mas como garantir que sua sessão seja atraente para dois grupos diferentes de pessoas para conseguir o máximo de inscrições possível?
A chave é entender que cada público terá necessidades e expectativas diferentes – e é seu trabalho como responsável pelo marketing atendê-las.
Marketing para participantes presenciais
Os participantes presenciais geralmente estarão mais interessados no elemento de networking do seu evento. Eles reservaram um tempo em suas agendas para participar e, em alguns casos, podem ter pago um valor premium pela experiência. Como resultado, eles querem fazer o máximo de conexões possíveis. Atraia-os com a promessa de muita interação social em um ambiente novo e empolgante que se alinhe bem com a sua marca.
Marketing para participantes virtuais
Acima de tudo, os visitantes virtuais querem uma experiência sem complicações. Oferecer uma experiência acessível e conveniente que agregue valor será fundamental para atrair os participantes virtuais. Informe o seu público sobre todos os recursos da sua experiência virtual, incluindo palestrantes de destaque e quaisquer elementos divertidos como gamificação, networking virtual e entretenimento.
Escolha da plataforma virtual
Você precisará selecionar uma plataforma tecnológica que possibilite a criação do tipo de evento e experiência virtual que seu público vai adorar. Recursos a serem procurados em uma plataforma incluem:
- Capacidade de transmitir vídeo com qualidade de transmissão
- Ferramentas de engajamento e salas de networking virtual
- Pavilhões de exposição dedicados e stands virtuais para patrocinadores
Não isole nenhum dos públicos
Encontrar o equilíbrio certo requer reflexão cuidadosa. Existem algumas maneiras de garantir que todos tenham a mesma experiência excelente do seu evento, estejam onde estiverem. Aqui estão três dicas para manter em mente ao planejar seu evento híbrido:
- Defina uma agenda clara Todo participante, seja em uma cadeira física ou conectado pela tela, vai querer saber exatamente o que esperar do seu dia (ou noite).
Envie a agenda do seu evento híbrido aos participantes com antecedência e faça referência a ela estrategicamente durante a sessão para que todos saibam o que está por vir. Lembre-se que os participantes presenciais geralmente irão mergulhar em todo o programa. Em contraste, os convidados virtuais podem querer apenas assistir aos segmentos que os interessam, talvez escolhendo assistir a algumas sessões mais tarde sob demanda (um dos grandes benefícios dos eventos híbridos). Ter acesso à agenda ajuda esses indivíduos a planejarem seu tempo de acordo.
- Ofereça vantagens para participantes virtuais Você precisará se esforçar para manter seus espectadores virtuais felizes por dois motivos. Primeiro, é difícil manter o público remoto entretido, então você precisa oferecer conteúdo com o qual ele possa interagir, salas de grupo virtuais para networking e, em alguns casos, conteúdo exclusivo ou recompensas.
Em segundo lugar, suponha que você pense em seus convidados virtuais por um custo por aquisição. Nesse caso, eles geralmente são muito mais baratos de encontrar e processar, mas ainda esperam uma experiência fantástica que atenda às suas necessidades. Ofertas e incentivos exclusivos são ótimas ferramentas para mantê-los engajados e incentivar o engajamento pós-evento também.
- Preencha as lacunas para as pessoas que não estão na sala Você precisará fazer uma pausa em algum momento – e os participantes físicos e virtuais irão reagir a essas pausas na produção de maneira diferente. Os convidados presenciais geralmente aproveitam a oportunidade para tomar um café e começar a fazer networking, enquanto os espectadores digitais podem se distrair facilmente com outra coisa durante esse importante tempo de inatividade.
A solução? Tente introduzir técnicas de gamificação como quizzes e enquetes para manter os participantes virtuais engajados e ansiosos para a próxima sessão. Ou, faça links para conteúdo adicional que eles possam navegar enquanto você prepara seu próximo segmento.
- Leve os benefícios do digital para o público presencial Talvez a maior mudança em eventos híbridos seja a capacidade de trazer a interatividade e o engajamento de uma experiência virtual para o seu público presencial. Escolha uma plataforma de eventos híbridos que permita aos participantes presenciais acessar todos os recursos de engajamento virtual e ofertas de conteúdo, diretamente de seus celulares ou laptops. Isso não só oferece uma melhor experiência para os participantes presenciais, mas também o ajuda a capturar mais dados sobre seus interesses e necessidades.
Conteúdo de qualidade sempre prevalece
Insights únicos, apresentações envolventes, palestrantes de classe mundial – todos esses elementos se combinam para criar um evento híbrido memorável por todos os motivos certos, independentemente de seu propósito ou formato.
Mas por que a diversão deve acabar quando a cortina se fecha em sua sessão? Mantenha seus convidados interagindo com seu conteúdo por muito tempo após a realização do seu evento híbrido – e permita que os participantes virtuais recuperem o que perderam em seu próprio tempo – disponibilizando apresentações e outros materiais sob demanda.
Espero que esta tradução seja útil! Sinta-se à vontade para me perguntar se tiver alguma dúvida.
