Eventos virtuais são, por natureza, muito mais acessíveis do que reuniões presenciais.
Sem preocupações com detalhes de viagens e sem limitações apresentadas por um local físico, eventos virtuais são frequentemente muito mais fáceis para os convidados de todos os tipos participarem — ajudando, em última análise, a expandir o alcance do seu evento.
Como organizadores de eventos, no entanto, é nosso dever garantir que nossas conferências digitais, webinars, salas de reunição virtuais e experiências digitais possam atender às necessidades de todos os participantes.
Mas como? Compilamos estas dicas úteis que sua equipe pode usar para garantir que seu evento virtual seja o mais acessível possível.
1. Pergunte ao seu público o que eles precisam
Como parte do processo de planejamento do seu evento, faça da sua prioridade descobrir o que seus convidados precisam e esperam do seu evento. Dê a eles a oportunidade — como por meio de um formulário de pesquisa — de compartilhar quaisquer limitações ou requisitos especiais que eles tenham, para que você possa encontrar maneiras de atendê-los.
2. Informe a todos o que esperar do seu evento
Desde os horários de início até os requisitos tecnológicos, seus convidados vão querer saber o que é o que, muito antes do seu evento começar. Envie um e-mail (ou dois) alguns dias antes com:
- Horários de início e término
- Uma agenda clara, incluindo horários de intervalo programados (mais sobre isso depois)
- Logins e instruções
- Detalhes sobre o que seus convidados precisarão para participar da chamada — por exemplo, uma conexão WiFi estável e um dispositivo desktop ou móvel com funcionalidade de áudio
- Uma breve introdução ao anfitrião
- Detalhes de contato caso tenham alguma dúvida ou problema
3. Não vá muito rápido
Talvez seja ansiedade, talvez você tenha muito material para cobrir, independentemente disso, certifique-se de que você ou seu apresentador falem claramente. Você precisa garantir que seu anfitrião enuncie claramente o conteúdo do evento para todos.
Ao diminuir a velocidade da entrega da sua apresentação, você pode facilitar para aqueles com dificuldades de audição ou compreensão acompanharem sua apresentação. Outros participantes também podem apreciar pausas regulares para poderem digerir uma ideia e fazer anotações mais detalhadas.
Um ritmo mais lento também pode ajudar você a evitar jargões desnecessários e enfatizar quaisquer pontos principais que você queira que seu público preste atenção.
4. Configure legendas automáticas
Outra abordagem que você pode adotar para tornar seus eventos mais acessíveis é automatizar legendas para seus eventos ao vivo e configurar as legendas para webinars sob demanda. As legendas eliminarão qualquer confusão sobre o que está sendo dito em suas gravações e fornecerão aos falantes não nativos um ponto de referência mais claro durante todo o evento.
Na Inf Service, tornamos possível para você gerar legendas automaticamente. Você também pode editar legendas para eventos sob demanda para garantir precisão, se necessário.
5. Compartilhe seu conteúdo em vários idiomas
Eventos virtuais estão alcançando cada vez mais públicos em todo o mundo — o que significa que muitas vezes há uma necessidade de fornecer conteúdo em diferentes dialetos. Certifique-se de que nada seja perdido legendando seu conteúdo nos idiomas falados pelos seus convidados.
6. Ative o bate-papo ao vivo
Algumas pessoas adoram participar de discussões livres, enquanto outras preferem digitar. Execute uma função de bate-papo ao vivo para garantir que os escritores do seu grupo possam fazer perguntas e compartilhar ideias também.
7. Agende intervalos regulares
Todos processam informações em velocidades diferentes. Por isso, é tão importante incorporar intervalos de conforto regulares nos horários do seu evento. Seja para tomar um café rápido, responder alguns e-mails ou revisar suas notas para fortalecer sua compreensão, todos apreciarão ter um pouco de espaço para recarregar as energias entre apresentações ou discussões.
8. Forneça suporte para participantes sem câmera ou microfone
Em primeiro lugar, se você estiver em uma sala de discussão virtual, certifique-se de que seus participantes saibam que têm a opção de serem vistos ou ouvidos pelos botões de áudio e vídeo em sua solução. (Se preferirem ficar completamente fora da tela, tudo bem também. Ninguém deve ser obrigado a ligar o áudio ou o vídeo se não se sentir confortável em aparecer.)
Em segundo lugar, você precisará considerar como sua experiência pode ser diferente para os convidados que não têm microfone ou câmera em seu dispositivo. Eles ainda podem obter o máximo valor do seu conteúdo sem participar ativamente ou você pode fornecer uma ferramenta que lhes permita interagir com outros participantes?
Para evitar problemas técnicos que possam afetar o sucesso do seu webinar, verifique se a plataforma possui uma ferramenta de teste das configurações do computador ou dispositivo móvel.
10. Forneça suporte para intérpretes de Libras
Convidados com deficiência auditiva que utilizam a Língua Brasileira de Sinais (Libras) podem contar com intérpretes para traduzir o conteúdo apresentado durante o evento. Por isso, é fundamental garantir que a tecnologia que você está utilizando possa exibir simultaneamente o que está sendo sinalizado e o que está sendo apresentado visualmente.
Desenvolvemos nossa plataforma para que seja compatível com intérpretes de Libras e estamos comprometidos em seguir as melhores práticas para tornar nossos eventos acessíveis. É essencial garantir que todos os participantes, incluindo aqueles que utilizam Libras, tenham uma experiência clara e contínua durante o evento.
A inclusão de intérpretes de Libras é uma maneira eficaz de garantir que seu evento seja acessível e inclusivo para todos os participantes com deficiência auditiva. Estamos aqui para ajudá-lo a tornar seus eventos mais inclusivos e acessíveis para todos os envolvidos.
11. Permita a personalização da tela do webinar
Seus participantes devem poder ajustar o que veem na tela para obter a melhor experiência possível. Sua plataforma deve oferecer a eles a opção de aumentar o tamanho da fonte, modificar contrastes de cor ou mover ferramentas de engajamento ao redor da tela para que possam se concentrar em interagir com seu conteúdo principal. (Felizmente, a InfService permite que os convidados façam todas essas coisas e muito mais.)
12. Facilite o acesso dos participantes a mais conteúdo
Sua estratégia de conteúdo contínuo é uma parte crucial do seu funil; ela aprimorará a experiência dos seus participantes com sua marca e os manterá envolvidos em tudo que você tem a oferecer.
Mas todos vão querer acesso ao seu conteúdo de forma rápida e fácil — por isso é tão importante simplificar o processo de registro o máximo possível. Para resolver isso, nossa equipe aqui na Inf Service introduziu um recurso de cadastro com um clique que permite aos usuários acessar qualquer webinar que desejem, sem ter que passar pelo mesmo processo trabalhoso toda vez que quiserem ver algo novo.
Você pode colocar seu conteúdo em um site que irá facilitar o acesso da audiência.Veja um exemplo do Hub de engajamento.
Esperamos que esta lista de verificação de acessibilidade de eventos virtuais ajude a orientá-lo e sua equipe de eventos para experiências mais inclusivas. Na InfService, estamos focados na conformidade com as Diretrizes de Acessibilidade de Conteúdo da Web atual.
