Planejar um evento virtual bem-sucedido requer um conjunto de habilidades diferentes para realizar reuniões presenciais.
Você não precisará se preocupar em garantir um local, organizar comida e bebidas ou contratar configurações de produção em grande escala. No entanto, você precisará tomar certas medidas para garantir que seu evento seja envolvente, bem frequentado e projetado para ajudá-lo a atingir um objetivo específico de marketing.
Então, você provavelmente precisa de um guia sobre como planejar um evento virtual.
Seja sua equipe cheia de iniciantes completos ou profissionais de marketing que criaram toneladas de experiências digitais em seu tempo, toda organização precisa de uma lista de verificação para o planejamento de eventos virtuais. Aqui está a sua!
Faça perguntas antes do evento virtual
1. Qual é o propósito do seu evento?
Talvez você queira lançar um novo produto. Talvez você precise hospedar um webinar educacional, compartilhar insights de especialistas via transmissão ao vivo ou usar seu evento como plataforma para conectar-se com novos parceiros ou distribuidores. De qualquer forma, certifique-se de estar 100% claro sobre o propósito do seu evento antes de começar o processo de planejamento do evento virtual.
2. Quais são seus objetivos para o evento?
Pense sobre o que você quer alcançar com sua experiência. Por exemplo, a maioria dos eventos são projetados para aumentar o reconhecimento da marca, construir pipeline, ativar networking online ou informar participantes sobre um tópico específico. Decida sobre seus objetivos agora, e você estará em melhor posição para rastrear e provar seu ROI. Mais sobre isso depois.
3. Qual é o orçamento?
Você pode não precisar gastar com catering, custos de viagem ou acomodação de palestrantes. No entanto, o planejamento de eventos virtuais ainda envolve gastos. Certifique-se de considerar o custo da sua plataforma de tecnologia, já que a qualidade do evento e sua entrega perfeita serão centrais para seu sucesso.
4. Você cobrará dos seus participantes?
Se você escolher cobrar uma taxa de inscrição, certifique-se de que isso seja comunicado aos participantes em potencial.
5. Quanto tempo seu evento virtual precisará durar?
Não é segredo que os participantes têm períodos de atenção mais curtos online, então esteja preparado para encurtar tempo de fala dos palestrantes e intercalar suas apresentações com recursos divertidos para manter todos engajados.
6. Que horário funcionará melhor para seus participantes?
Se você está convidando convidados internacionais, você precisará considerar como seu evento se encaixará em suas agendas — especialmente se os participantes vivem em fusos horários diferentes.
7. Como você promoverá sua sessão?
Não esqueça que promover seu evento virtual é um aspecto chave no planejamento de eventos virtuais. De e-shots a publicidade paga em buscas, há muitas maneiras de divulgar sobre seu evento virtual e gerar essas inscrições tão importantes.
8. Como será sua agenda?
Planejar a agenda do seu evento virtual garantirá que seus palestrantes e convidados saibam exatamente o que esperar no dia.
9. Você precisa de um palestrante principal?
Um palestrante de alto calibre pode ser uma grande atração para qualquer evento, virtual ou não. Mantenha isso em mente ao planejar eventos virtuais.
10. Você precisa de um patrocinador?
Envolver patrocinadores pode ajudar a cobrir custos do evento, sem mencionar fortalecer parcerias com empresas fora da sua organização, fornecendo excelente exposição para sua marca.
11. Quem vai hospedar e moderar seu evento virtual?
Sugerimos nomear um anfitrião principal para guiar os participantes através da sessão, com o apoio de um ou dois moderadores que podem ajudar a manter o evento no caminho certo e sob controle.
12. Você precisa reservar tempo para uma rodada de perguntas e respostas?
Dependendo da natureza do seu evento virtual, você pode querer dar aos participantes uma chance de interagir com seus palestrantes e obter respostas para suas perguntas urgentes. Sessões de perguntas e respostas devem ser completamente consideradas ao planejar eventos virtuais para garantir que haja tempo suficiente não apenas para as perguntas e respostas em si, mas também para os outros aspectos chave do seu evento.
13. Como você pode garantir que seu evento virtual ocorra da forma mais suave possível?
É fácil assumir que os convidados estarão familiarizados com como fazer login no seu evento virtual e podem navegar pelos recursos da sua plataforma com confiança.
Dito isso, enviar um email “Saiba Antes de Participar” alguns dias antes da sessão pode ajudar convidados menos experientes em tecnologia a entender o que é esperado deles.
Nessa mesma linha, certifique-se de incluir notas de “Orientações Gerais” no início de cada apresentação. É aqui que o anfitrião explica como os participantes podem interagir com o evento virtual — desde ferramentas de engajamento até solução simples de problemas — para que todos possam se envolver com seu conteúdo.
Instruções claras ajudarão a prevenir confusão e reduzir o número de perguntas que você recebe de cadastrados antes do evento começar.
14. Atribua papéis e responsabilidades claros
Um evento virtual bem-sucedido não acontece por acaso. É o resultado da coordenação entre equipes. Para garantir que tudo corra bem, mapeie cada tarefa e atribua propriedade usando uma matriz clara de papéis e responsabilidades.
Comece identificando os papéis chave envolvidos no seu evento virtual. Os comuns incluem:
- Gerente de Eventos: Supervisiona o planejamento e execução de ponta a ponta.
- Líder de Marketing: Conduz inscrições, promoção e acompanhamento pós-evento.
- Produtor de Plataforma: Gerencia a pilha de tecnologia, configuração do console de webinar e roteiro do programa.
- Coordenador de Palestrantes: Lida com integração de palestrantes, ensaios e entrega de conteúdo.
- Moderador/Anfitrião: Guia o fluxo do evento e mantém alto engajamento da audiência.
- Equipe de Suporte: Resolve problemas ao vivo e monitora perguntas e chat da audiência.
Uma vez que seus papéis estejam definidos, construa uma matriz delineando pelo que cada pessoa é responsável em todas as fases do evento, do planejamento à promoção, entrega e acompanhamento. Este documento deve ser compartilhado cedo, atualizado regularmente e referenciado durante todo o processo de planejamento.
Ter uma matriz de responsabilidades no lugar não apenas garante responsabilidade, mas também previne surpresas de última hora e reduz atrito interno. Todos sabem seu papel, a quem recorrer para o quê, e o que é esperado antes, durante e depois do evento virtual
No dia do evento virtual
1. Verifique sua configuração audiovisual
A maioria das plataformas de eventos virtuais são incrivelmente fáceis de usar (e a Inf Service não é exceção). Mas certifique-se de testar sua configuração de câmera e microfone antes de entrar ao vivo ou começar a gravar para prevenir qualquer contratempo de última hora.
2. Ative legendas automáticas
Um dos fatores cruciais que muitos esquecem em sua verificação antes dos eventos virtuais é ativar legendas automáticas. Isso garantirá que seu conteúdo seja acessível a toda audiência. Lembre-se, a tecnologia de fala para texto da Inf Service pode gerar legendas em vários idiomas..
3. Verifique se seus participantes têm tudo que precisam
Se seu evento é ao vivo, verifique novamente que todos os seus convidados podem ver, ouvir e interagir com a apresentação como esperado no início da sessão. Responda qualquer pergunta técnica antes da palestra principal começar para que perguntas de última hora não interrompam o fluxo do seu evento.
4. Envolva-se com seus participantes a cada momento
Alterne sua entrega para manter os participantes alertas. Intercale apresentações longas com enquetes, chats interativos, jogos descontraídos e recursos de apoio.
Você pode usar sua plataforma para coletar dados valiosos de engajamento e comportamento desses recursos para ajudar a determinar quem interage mais com seu conteúdo e quão provavelmente eles tomarão sua ação desejada.
5. Experimente breakouts para oportunidades de networking mais íntimas
Permita que audiências se envolvam em conversas significativas com seus pares numa base 1:1 como fariam com outros participantes em um evento presencial. Há várias maneiras de hospedar uma sessão de networking. Por exemplo:
- Chat de texto
- Salas de breakout hospedadas pela plataforma da Inf Service
- Organize sessões especiais de networking através dos recursos da Inf Service
Todas as acima são maneiras aceitáveis de fornecer networking em um evento virtual.
6. Faça um ensaio técnico com sua equipe
Assim como um evento presencial tem um ensaio geral, seu evento virtual também deveria ter. Agende uma simulação com todos os palestrantes, moderadores e equipe de suporte técnico para percorrer a agenda, testar transições e se familiarizar com os recursos da plataforma. Esta é sua oportunidade de verificar novamente slides, garantir compartilhamento de tela suave, confirmar conexões de internet e definir expectativas para timing e entrega. Ensaios também dão aos palestrantes a chance de fazer perguntas e se sentirem confiantes indo para a apresentação ao vivo.
7. Prepare um plano de contingência
Mesmo com as plataformas mais avançadas, problemas técnicos ainda podem acontecer. Certifique-se de ter um plano de backup claro no lugar. Atribua um líder de suporte técnico que possa rapidamente resolver problemas nos bastidores e fornecer aos apresentadores instruções para se reconectarem à sessão se necessário. Prepare moderadores de backup ou anfitriões alternativos caso alguém se desconecte inesperadamente. Tenha um canal de comunicação aberto para coordenação interna, como Slack ou chat em grupo, para que sua equipe possa permanecer alinhada durante quaisquer momentos inesperados.
Após o evento virtual
1. Envie uma pesquisa pós-evento
Um questionário pós-evento curto permite que os participantes forneçam feedback honesto. É melhor enviar o link para a pesquisa dentro de apenas alguns dias do evento, enquanto a experiência ainda está fresca na mente.
Isso permite que você colete dados e informações importantes sobre seu evento virtual, que podem ser usados para futuros planejamentos de eventos virtuais.
2. Analise seus dados
Como mencionado, sua plataforma de eventos virtuais ajudará você a coletar todos os tipos de dados relacionados ao seu evento — e, crucialmente, permitirá que você veja como seu evento se saiu em relação aos objetivos que você definiu para o exercício no início do processo de planejamento.
Considere revisar métricas do evento como o número de inscrições, o número de participantes e dados demográficos da audiência. (O Analytics da Inf Service torna essa tarefa muito mais fácil.) Você também pode querer revisar informações demográficas e dados de engajamento individuais e no nível da conta para entender quem mais se beneficiou do seu evento virtual.
3. Aprenda com seus dados
Os insights listados acima ajudarão você a determinar quão bem-sucedido foi seu evento, e como você pode melhorar sua abordagem para melhores resultados na próxima vez. Certifique-se de gastar tempo suficiente revisando e analisando seus resultados — e como análises avançadas podem ajudar a acelerar seus resultados.
4. Compartilhe conteúdo sob demanda
Transforme seu evento ao vivo em um recurso perene tornando as apresentações disponíveis sob demanda. Esta abordagem não apenas estende a vida útil do seu conteúdo, mas também atende participantes que não puderam participar ao vivo. Ao oferecer acesso sob demanda, você fornece valor contínuo e mantém sua audiência engajada além do dia do evento.
5. Crie um hub de recursos pós-evento
Centralize todos os materiais relacionados ao evento, como gravações, slides e recursos suplementares em um hub dedicado. Isso torna fácil para participantes revisitarem o conteúdo e para novos prospects explorarem suas ofertas. Um hub de recursos bem organizado melhora a experiência do usuário e posiciona sua marca como uma fonte valiosa de conhecimento.
6. Personalize comunicações de acompanhamento
Aproveite os dados coletados durante o evento para adaptar suas mensagens de acompanhamento. Seja referenciando uma sessão que eles participaram ou uma pergunta que fizeram, comunicações personalizadas demonstram atenção e podem aumentar significativamente as taxas de engajamento.
7. Nutra leads através de campanhas direcionadas
Use os insights do comportamento dos participantes para segmentar sua audiência e lançar campanhas de nutrição direcionadas. Por exemplo, participantes que mostraram interesse em um tópico particular podem receber conteúdo relacionado, convites para próximos webinars ou informações de produtos, guiando-os mais adiante na jornada do comprador.
8. Faça um debriefing com sua equipe interna
Conduza um debriefing abrangente com sua equipe para discutir o que deu certo e identificar áreas para melhoria. Esta reflexão colaborativa garante aprimoramento contínuo dos seus eventos virtuais e alinha sua equipe em estratégias futuras.
9. Defina e rastreie suas métricas de sucesso
Uma vez que seu evento virtual termine, é hora de passar de percepções anedóticas para insights acionáveis. Isso começa alinhando seus resultados com métricas de sucesso claras vinculadas aos seus objetivos originais do evento.
Comece revisando métricas básicas como:
- Taxa de inscrição vs. participação: Uma alta taxa de participação sinaliza que seus esforços promocionais ressoaram e seu tópico entregou valor.
- Taxa de engajamento da audiência: Use análises da plataforma para revisar níveis de interação, incluindo respostas de enquetes, downloads de recursos, perguntas feitas e tempo gasto na sessão. Usuários da Inf Service podem ir ainda mais fundo com o Analytics para pontuar e segmentar leads baseados em comportamento.
- Consumo de conteúdo: Quais sessões foram visualizadas por mais tempo? Quais ativos baixáveis geraram mais cliques? Entender qual conteúdo acertou em cheio ajudará sua equipe a construir futuras agendas de eventos e estratégias de nutrição.
- Impacto de pipeline e ROI: Vá além de métricas de vaidade. Rastreie quantos leads qualificados foram gerados, quanto pipeline foi originado ou influenciado, e se resultados de receita podem ser vinculados de volta ao evento. Com as integrações da Inf Service no seu CRM ou MAP, você pode seguir leads do primeiro clique ao negócio fechado.
- Engajamento pós-evento: Olhe como participantes se reengajam com seu conteúdo pós-evento. Eles estão assistindo reprises sob demanda? Clicando em CTAs de acompanhamento? Agendando demos? Esses indicadores ajudam determinar valor a longo prazo além da experiência ao vivo.
Ao fundamentar sua avaliação em resultados claros e mensuráveis, você não apenas prova o impacto do seu evento virtual, mas também identifica insights valiosos para moldar sua próxima experiência digital. E com cada iteração, você pode refinar sua estratégia, fortalecer engajamento e aumentar contribuição de pipeline.
Como resultado, você agora tem os insights que precisa para entender melhor como planejar eventos virtuais no futuro que sejam bem-sucedidos e envolventes.
Calendário de Planejamento de Eventos Virtuais para Mantê-lo no Caminho
Planejar um evento virtual não é uma tarefa única. É um processo que requer progresso constante ao longo de semanas ou até meses. Ao mapear suas atividades chave de planejamento contra uma linha do tempo geral, você pode garantir que sua equipe permaneça alinhada, prazos sejam cumpridos e nada escape pelas rachaduras.
Aqui está uma divisão simples do que focar — e quando.
3–6 Meses Antes do Seu Evento
- Escolha sua plataforma de evento virtual
- Defina seu orçamento e defina expectativas das partes interessadas
- Determine seu formato de evento e tipos de conteúdo
- Comece o alcance de palestrantes e patrocinadores
- Alinhe equipes internas sobre objetivos do evento e métricas de sucesso
1–2 Meses Antes do Seu Evento
- Finalize sua agenda e estrutura de apresentação
- Confirme palestrantes e comece a coleta de conteúdo
- Lance campanhas promocionais
- Construa páginas de inscrição e fluxos de e-mail
- Coordene ensaios e simulações
2–3 Semanas Antes do Seu Evento
- Envie lembretes para participantes registrados
- Verifique novamente sua configuração técnica e integrações
- Finalize quaisquer recursos ou ativos baixáveis
- Confirme posicionamentos de patrocinadores e ativos de palestrantes
- Prepare suas ferramentas de engajamento (enquetes, perguntas e respostas, sessões de breakout)
1 Semana Antes
- Realize os ensaios finais de palestrantes
- Publique slides de orientações gerais ou vídeos de boas-vindas
- Compartilhe informações de login e navegação da plataforma com participantes
- Prepare equipes de suporte interno para execução ao vivo
Dia do Evento
- Abra as sessões cedo, para resolver qualquer problema de acesso
- Envolva os participantes desde o momento que eles fazem login
- Monitore perguntas e respostas, enquetes e chat para moderação
- Use insights de engajamento para sinalizar participantes de alta intenção em tempo real
Você tem a lista de verificação de planejamento de eventos virtuais – agora obtenha a tecnologia. Reserve uma demonstração da plataforma de eventos virtuais da Inf Service aqui.
