Planejar um evento virtual bem-sucedido requer um conjunto de habilidades diferentes do que realizar reuniões presenciais.
Você não precisará se preocupar em garantir um local, organizar alimentos e bebidas ou contratar produções em grande escala. No entanto, você precisará seguir algumas etapas para garantir que seu evento seja atraente, bem frequentado e projetado para ajudá-lo a atingir uma meta de marketing específica.
Se sua equipe possui novatos ou profissionais de marketing experientes, toda a organização precisará de uma lista de verificação para o planejamento de eventos virtuais. Aqui está a sua!
Perguntas para fazer às suas equipes antes do evento
Qual é o objetivo do seu evento?
Talvez você queira lançar um novo produto. Talvez você precise realizar um webinar educacional, compartilhar insights de especialistas por meio de uma transmissão ao vivo ou usar seu evento como uma plataforma para se conectar com novos parceiros ou distribuidores. De qualquer forma, certifique-se de estar 100% certo sobre o objetivo do seu evento antes de iniciar o processo de planejamento.
Quais são seus objetivos para o evento?
Pense no que você deseja alcançar com sua sessão. Por exemplo, a maioria dos eventos é projetada para aumentar o reconhecimento da marca, criar funis de venda, ativar redes on-line ou informar os participantes sobre um tópico específico. Decida seus objetivos agora e você estará em melhor posição para acompanhar e comprovar seu ROI. Falaremos sobre isso mais tarde.
Qual é o orçamento?
Talvez você não precise gastar com alimentação, custos de viagem ou acomodações dos palestrantes. Mas ainda há gastos envolvidos no planejamento e execução de um evento virtual. Certifique-se de considerar o custo de sua plataforma de tecnologia, pois a qualidade do evento e sua entrega perfeita serão fundamentais para seu sucesso.
Você cobrará de seus participantes?
Se você optar por cobrar uma taxa de inscrição, certifique-se de que isso seja comunicado aos participantes em potencial.
Qual será a duração do seu evento?
Não é nenhum segredo que os participantes têm menos tempo de atenção online, então esteja preparado para encurtar os blocos de apresentação dos palestrantes e intercalar suas apresentações com recursos divertidos para manter todos engajados.
Qual horário funcionará melhor para seus participantes?
Se você convidar participantes internacionais, precisará considerar como seu evento se encaixará em suas agendas, especialmente se os participantes morarem em fusos horários diferentes.
Como você promoverá sua sessão?
De posts à publicidade paga, há muitas maneiras de divulgar seu evento virtual e gerar inscrições importantes.
Como será sua agenda?
Planejar a agenda do seu evento virtual garantirá que seus palestrantes e convidados saibam exatamente o que esperar no dia.
Você precisa de um orador principal?
Um palestrante de alto calibre pode ser um grande atrativo para qualquer evento, virtual ou não.
Você precisa de um patrocinador?
Envolver os patrocinadores pode ajudar a cobrir os custos do evento, sem falar no fortalecimento de parcerias com empresas externas à sua organização, proporcionando excelente exposição para sua marca.
Quem vai mediar e moderar seu evento?
Sugerimos nomear um anfitrião principal para orientar os participantes durante a sessão, com o apoio de um ou dois moderadores que podem ajudar a manter o evento sob controle.
Você precisa destinar tempo para uma sessão de perguntas e respostas?
Dependendo da natureza do seu evento virtual, você pode dar aos participantes a chance de interagir com seus palestrantes e obter respostas para suas perguntas mais importantes.
Como você pode garantir que seu evento seja o mais tranquilo possível?
É fácil supor que os convidados estarão familiarizados com como fazer login no seu evento virtual e poderão navegar pelos recursos da sua plataforma com confiança.
Dito isso, enviar um e-mail “Saiba antes de ir” alguns dias antes da apresentação, pode ajudar os convidados menos experientes em tecnologia a entender o que será exigido deles.
Na mesma nota, certifique-se de incluir notas de “Utilização da plataforma” no início de cada sessão. É aqui que o organizador de uma seção explica como os participantes podem interagir com o evento virtual — de ferramentas de engajamento a simples solução de problemas — para que todos possam se envolver com seu conteúdo.
Instruções claras ajudarão a evitar confusão e reduzir o número de perguntas que você recebe dos inscritos antes do início do evento.
O que fazer no dia
Verifique sua configuração audiovisual
A maioria das plataformas de eventos virtuais são fáceis de usar (e a Inf Service não é exceção). Mas certifique-se de testar sua configuração de câmera e microfone antes de iniciar a transmissão ao vivo ou começar a gravar para evitar contratempos de última hora.
Verifique se seus participantes têm tudo o que precisam
Se o seu evento for ao vivo, verifique novamente se todos os seus convidados podem ver, ouvir e interagir com a apresentação conforme esperado no início da sessão. Responda a quaisquer perguntas técnicas antes do início da sessão principal para que as perguntas de última hora não interrompam o fluxo do seu evento.
Envolva-se com seus participantes a cada passo
Alterne sua entrega para manter os participantes em alerta. Divida apresentações longas com enquetes, caixas de bate-papo interativas, jogos e indicações para recursos de apoio.
Você pode usar sua plataforma para coletar dados valiosos de engajamento e comportamento desses recursos para ajudar a determinar quem interage mais com seu conteúdo e qual a probabilidade de eles realizarem a chamada à ação desejada.
Experimente os breakouts para oportunidades de networking mais íntimas
Permita que o público se envolva em conversas significativas com seus colegas em uma base 1:1, como fariam com outros participantes em um evento presencial. Há várias maneiras de realizar networking. Por exemplo:
- bate papo por texto
- Salas de discussão com a tecnologia Breakouts
- Organize sessões especiais de networking por meio de fóruns
São formas aceitáveis de fornecer networking em um evento digital.
O que fazer quando o evento terminar
Envie uma pesquisa pós-evento
Um breve questionário pós-evento permite que os participantes forneçam um feedback honesto. É melhor enviar o link para a pesquisa imediatamente após o evento, enquanto a experiência ainda está recente.
Analise seus dados
Conforme mencionado, sua plataforma de eventos virtuais ajudará você a coletar todos os tipos de dados relacionados ao seu evento — e, fundamentalmente, permitirá que você veja o desempenho do seu evento em relação às metas definidas no início do planejamento do processo.
Considere revisar as métricas do evento, como o número de inscrições, o número de participantes e os dados demográficos do público. (Criando engajamento para capturar dados – Infservice facilita isso.) Você também pode analisar informações demográficas e dados de engajamento individual e em nível de conta para entender quem se beneficiou mais com seu evento virtual.
Aprenda com seus dados
Os insights listados acima ajudarão você a determinar o sucesso do seu evento e como você pode melhorar sua abordagem para obter melhores resultados na próxima vez. Certifique-se de gastar tempo suficiente revisando e analisando seus resultados.Você tem a lista de verificação de planejamento de eventos virtuais – agora obtenha a tecnologia. Agende uma demonstração para a plataforma de eventos virtuais da Inf Service, clicando aqui.
